社長の「分身」を、AIで作ってみませんか？

「俺の分身がもう一人いれば、いいのに……」

先週は、情報の置き場所としての「社内ポータル（Google サイト）」のお話をしました。

「まずは資料をまとめる箱（Google サイト）を作ろう」という一歩ですね。

まだお読みでない方は是非先週のブログもお読みいただけると嬉しいです。

でも、箱を作ってマニュアルを置いても、現場ではこんなことが起きます。

• 「マニュアル読んだけど、結局この場合はどう判断すればいいの？」
• 「資料のどこに書いてあるか探すのが面倒だから、社長に聞いたほうが早い」

結局、社長の手が止まってしまう。

「俺の分身がもう一人いれば、いいのに……」

経営者なら、一度はそう願ったことがあるはずです。

そんな経営者の方にこそ試してほしいのが、Googleの無料AIツール「NotebookLM」（ノートブックエルエム）です。

これ、一言でいうと「社内専用の社長AI」が数分で作れてしまう魔法のようなツールなんです。

まさに社長の分身です！

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AIに「自社の常識」を教え込む

• 「AIって、思ったような回答をしてくれない」
• 「適当な答えを返すでしょ？」

そう思ってAIを敬遠している方も多いかもしれません。

NotebookLMは普通のAI（chatGPT、Geminiなど）とは「使いかた」が違います。

通常の生成AIとは異なり、ネット上の膨大な情報から答えを探すのではなく、「あなたが渡した資料の中だけ」を見て答えてくれます。

自社のルールや、社長のメモ、過去の報告書……。

それだけを「脳」にして動くので、的外れな回答（ハルシネーション）が起きにくい仕様なんです。

まさに、「自社の常識」で答えてくれるAIツールです。

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【実践】5分でできる「社長AI」の作り方

使い方は驚くほど簡単です。Googleアカウントがあれば、今から始められます。

1. NotebookLMのサイトへ行く
   NotebookLM公式サイトにアクセスし、お手持ちのGoogleアカウントでログインして「新しいノートブック」を作成します。
   ※ご利用にはGoogleアカウントが必要です。○○@gmail.comなど無料のアカウントでも使用可能です。
   
   右上の「＋新規作成」ボタンを押します
   
   

2. 資料を放り込む
   左側の「ソースを追加」から、お手持ちのPDFやGoogle ドキュメント、Google スプレッドシートなどを選択。
   （※紙のマニュアルしかない場合は、スマホでスキャンしてPDFにするだけでとりあえずはOKです！ただし読み取り精度は落ちます！）
   
   
   ↓のような社内Ai botが簡単に完成しました。（サンプル画像です。実在する企業・団体ではありません）
   

3. 質問してみる
   真ん中下のチャット欄に文章を入力します。
   例えば「当社の経営理念を視覚的に分かりやすく説明するための箇条書きと図解案を作成して」と打ってみます。
   ※このチャットでの指示で画像生成をしてくれるわけではありません。画像生成をよりスムーズにするために先に指示を出しています。
   
   数秒で↓のような回答を出してくれます。
   
   ↑でまとめてくれた回答が出来上がったら、↓画像の左端にある「インフォグラフィック」というボタンをクリックしてください
   
   何の指示もせずに↓のような資料を自動で作成してれます。もちろん見え方などは修正可能です。
   

例えば、こんな風にも回答してくれます（架空の会社での実演）

実際に、私が作成した「株式会社 誠実テキスタイル」という架空の会社のマニュアルを読み込ませてみました。

Q.「トラブルが起きた時の対応手順を教えて」

AI回答： 「当社の基本姿勢は、「スピード」と「誠実さ」です。トラブルが起きた際は、以下の手順で動いてください。」

↓実際に出力したAIの回答例

このように、社長が現場にいなくても、AIが資料を元に「判断の基準」を伝えてくれます。

さらに、この資料を元に「新人向けの図解（インフォグラフィックス）」や「会社説明のプレゼン構成」までボタンひとつで作ってくれる機能もあります。

言葉では伝わりにくい数値やルールも、AIがビジュアル化してくれるので、新しく入った人も「何をすればいいか分からない」という孤独を感じずに、すぐに仕事に取り掛かれるのではないでしょうか？。

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同じ判断を繰り返す日常から、未来を創る時間へ

社長が毎日、同じ質問に答え続ける。

それは、会社にとって最も貴重な「未来を考える時間」を削っているのと同じではないでしょうか？

社長AIに「社長の判断基準」や「社長の知識」を覚えさせることは、決して冷たい効率化ではありません。

新人が迷わず動けるようになり、やがて社員全員が「社長と同じ目線」で判断できる組織に育っていくための、お金のかからない先行投資だと私は考えています。

ただし時間と手間はかかります。

なぜなら社長やベテラン社員の頭にしかない「まだ言語されていないノウハウ」だからです。

しかし、新しい人材が入社するたびに教えることは各段に減ります。

既存社員に何度も伝える機会もきっと減ります。

そして空いた時間で、

AIでは教えられない、伝えられない温度感や雰囲気を社員の方々と共有することに費やしてはいかがでしょうか？

もしくは、新しいアイデアや活動を捻出する時間を作るのはいかがでしょうか？

「自分の分身がいたらいいのに」という願い、まずは一つ、マニュアルを放り込むところから叶えてみませんか？

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「うちの会社ならどう使える？」と迷ったら

• 「興味はあるけど、うちのぐちゃぐちゃな資料でも大丈夫かな？」
• 「AIエージェント、具体的にどう設定すればいいのか一緒にやってほしい」

 

そんな風に思われたら、一人で悩まずにぜひお声がけください。

私は、繊維や紙の現場で「社長の時間が足りない」という現実をたくさん見てきました。

難しいIT用語はいりません。

あなたの会社の「暗黙知」（頭の中にある言語化されていない知識）を、一緒に会社の「資産」に変えていきましょう。

まずは、ちょっとした疑問や「こんなことできる？」というお話から。

無料相談も受け付けておりますので、下記よりお気軽にご連絡ください。