1日30分の「探す」が、年125時間の損失になる話

以前、勤めていた繊維の会社の頃の話です。

先輩が外出中に、その方が担当している取引先から会社に電話が入りました。

私がたまたまそばにいたので、対応することになりました。

先輩に電話すると、すぐに出てくれました。

「よかった。」

でも次の言葉に、思わず固まりました。

 

「あ、それ机のメモに書いてあるから見といて」

 

机を見ると——。

紙、紙、紙。メモ、メモ、メモ。

どれが「そのメモ」なのか、全くわかりません。

 

結局、どのメモかわからず、取引先には「後ほど折り返します」と伝えるしかありませんでした。

個人営業だった私はその先輩の「お手伝い」だったのですが、

これが同じチームやプロジェクトのメンバーだったら、と思うとゾッとしました。

実は私も、メモ魔だった

正直に言います。

 

昔の私の机も、この先輩同様にカオスでした。

• 付箋、メモ帳、ちぎったコピー用紙。
• 「あとで確認しよう」と積み上げた紙の山。

だから、その気持ち、すごくわかるんです。

急いでメモした商品の単価や情報。

手書きって、早いし、なんか安心する。

その場しのぎとしては、最強なんですよね。

でも、問題は「その後」です。

 

外出して帰ってきたら、、、

• 「あのメモどこいった？」
• 「あれ、ここに書いたはずなのに…」
• 「どのノートに書いたっけ…」

探す。探す。また探す。

この「探す」という行為に、これまでどれだけの時間を溶かしてきたか・・・

紙にメモした情報を見つけるために30分以上費やすこともありました。

一日30分の「探す」が、1年で何時間になるか

少し計算してみました。

仮に、1日約30分程度、「探す」という行為に時間を使っていたとします。

30分 × 1年間（250日） ＝ 年間125時間。

 ※115日休日換算

これ、だいたい1ヶ月分の労働時間です。

「探す」ために、まるまる1ヶ月近く使用しています。

 

ちなみに、さらに時間がかかっているという方は…

 

250時間「探す」となったら1ヶ月半の間、「探す」ことだけに時間を使っている計算になります。

もちろん「探す」だけじゃありません。

メモが見つかってから仕事が始まります。

そしてもし、メモが見つからない場合は、

 

• メモが見つからないので「再確認」。。。
• 担当者への「もう一回教えてください」。。。
• そのための電話、待ち時間。。。

 

これが積み重なると、とんでもない損失になっている可能性があります。

 

探す時間をわざわざ測る方は少ないと思います。

しかし、このように計算してみると、

探す時間ってもったいないな、と思うんです。 

私が変えたこと。「メモは書く、でも手元に置かない」

 

誤解してほしくないのですが、今もメモはします。

サッと書く時は紙が多いです。

なんだかんだやっぱり紙は便利です。

ただ、紙だけでは二度手間になることもあります。

そこで、メモの「環境」と「書いた後の動き」を変えました。

例えば

• 何でもかんでもGoogle Driveに入れる
• スマホ・PC連動型のGoogle Keep（メモアプリ）を使う。手書きのメモは写メしてタイトル付けて保存。
• Google カレンダーに何でも入れる

 

とにかく、「集まる仕組み」を作り、「手元に残したまま放置しない」という状況を作りました。

意識したのはこれだけ。

そのために活用しているのが、3つのGoogleツールです。

順番にご紹介していきます。

 

無料の3つのGoogleツールで、「探す時間」をほぼゼロに

① Google Drive ＝「PC作業中に届くもの、全部ここ」

メールの添付ファイル、資料、議事録。

PC操作中に出てくるものは、迷わず全部Driveへ。

ファイル名でもキーワードでも、タイトルはもちろんですが中身まで検索できます。

② Google Keep ＝「外出先でサッとメモ、ここに一時保存」

移動中にふと思いついたことがあればスマホからGoogleKeepでメモ。

もしくは訪問先で手書きしたメモはスマホで写真を撮ってKeepに放り込み、キーワードやタイトルをつける。

必要な時はGoogle Keepで検索すればすぐに見つかります。

③ Google カレンダー ＝「予定＋資料＋記録、全部ひとまとめ」

訪問の予定を入れるだけでなく、

事前に作った資料のリンク、訪問後のメモ、展示会の入館QRコード、場所の地図まで。

全部カレンダーの「説明欄」に入れておく。

「あの時の訪問、どんな話だったっけ？」も、日付や相手の会社名や名前で検索すれば一発です。

 

この3つが「検索でつながる」状態になると、劇的に変わりました。

 

「あのキーワードで検索すれば出てくる」

という状態にしておけば、場所を覚えておく必要がない。

紙のメモは「場所を知らないと探せない」

 

デジタルは「キーワードさえ覚えていれば届く」。

この違いは、思っている以上に大きいです。

 

今の私は、以前のように

「あのメモどこだっけ」と焦ることが、ほとんどなくなりました。

検索に時間もかからず、「探す」時間は圧倒的に減りました。

早くて30秒、遅くて5分もあれば探している情報は見つけられます。

「検索できる状態」は、会社の共有資産

最初に話したエピソードに戻ります。

あの机の上のメモが怖いのは、「その人にしかわからない」からです。

• 本人が外出中、体調を崩した。
• 最悪の場合、退職してしまった。

そうなった瞬間、あの紙の山は、ただのゴミになります。

何より、お客さんへ迷惑も掛かりますし、信用も下がります。

場合によっては、今後の商売にも影響しかねません。

情報が「個人」に依存している会社は、その人が動けなくなった瞬間に止まる。

これまでの経験で、それを強く感じています。

つまりその「個人の机」次第では、組織が動けなくリスクも孕んでいます。

でも、共有できている、または検索できる状態にある情報は、誰でも、いつでも、アクセスできる。

これが「会社の共有資産」と「個人のメモ」の、決定的な違いだと私は思っています。

まず、今日から1つだけ

「うちもそうかもしれない」と思った方へ。

難しいことは何もありません。

最初の一歩は、たった一つです。

• Google Driveに資料を入れてみる。
• 今日書いたメモを、Google Keepに入れてみる。
• Google カレンダーに予定を入れてみる。 

それだけでまずは大丈夫です。

今すぐ完璧に整理しなくていい。

全部デジタルにしなくていいんです。

「探す時間を減らしていく」

この意識を持つだけで、少しずつ、確実に変わっていくと思っています。

 

「自社でどこから始めればいいかわからない」

そんな方は、お気軽にご相談ください。

一人ではなかなか頭の中を整理するのも大変です。

しかし、私が壁打ち相手として、一緒に考え、整理させていただくことで対策が見つかることもあります。