「あの資料どこ行った？」フォルダ探しはもう終わり。Googleの「検索」で欲しい資料が30秒で見つかる

あなたの会社は、1日何分「探し物」をしていますか？

「あれ、あの見積書どこいった？」
「誰かこのエクセル開いてる？ 読み取り専用になって入力できないんだけど！」

職場のあちこちで聞こえる、こんな会話。。。

• もしかすると、あなたの会社ではこれが「日常風景」になっていないでしょうか？
• 月末月初に資料提出の日は戦場になっていませんか？

 

こんにちは、bridgeの山本です。

私は多くの現場を見てきましたが、実はこの「モノやデータを探している時間」こそが、中小企業の生産性を下げる最大の要因の一つだと考えています。

今日は、この「見えない損失」をゼロにするための、具体的な「武器」のお話をします。

「探す・待つ」が生む、恐ろしいコスト

アナログなフォルダ管理（特定の誰かのPC内のフォルダや外付けHDD）をしていると、必ず3つのストレスが発生します

1. 「読み取り専用」の呪い
   誰かがファイルを開いていると、他の人は編集できません。
   「誰が開いてるの？」と犯人探しをして、閉じてもらうのを待つ。
   この時間は1円の利益も生みません。

2. 「フォルダ迷宮」での宝探し
   「〇〇様案件」→「2025年」→「見積もり」…と階層を掘っていったのに、そこにファイルがない。
   もしくは「最新」「最新の最新」というファイル名が並び、どれが本物か分からない。

3. 脳の「スイッチングコスト」
   これが最も深刻です。
   カリフォルニア大学の研究によると、一度作業を中断されると、元の集中状態に戻るまでに「平均23分15秒」もかかると言われています。
   あなたもこんな経験はありませんか？
   

   『作業中に「あのファイルどこ？」と聞かれて中断する。
   ファイルを探して渡し、いざ自分の席に戻った時です。
   
   「……あれ、俺どこまでやってたっけ？」メールを見返したり、資料を遡ったりして、「どうしようとしてたんだっけ…あ、そうだそうだ」と思い出す。
    やっと集中力が戻ってきたその瞬間に、、、
   
   また「社長、ちょっといいですか？」と声をかけられる。』

    

これでは、永久に物事が前に進みません。
たった1回の「ファイルどこ？」という中断が、実は社員やあなたの時間を20分以上も奪い、生産性を最大40%も低下させているのです。

フォルダ整理はやめて、「検索」しよう

では、どうすればいいのか？
「もっと綺麗にフォルダを整理しよう」とルールを作るのは、解決策ではありません。またすぐにリバウンドします。

正解は、「整理はそこそこに。検索に頼る」ことです。

そこで活躍するのが「Googleドライブ」です。

多くの人が誤解していますが、Googleドライブの本質は「データの保存場所」ではありません。
「自社専用の強力な検索エンジン」です。

階層は覚えなくていい。キーワードを入れるだけ

Googleドライブにデータを移行すれば、世界が変わります。

 

• 同時編集ができる：
  1つのファイルを全員で同時に触れます。
  「誰かが閉じるのを待つ」という時間が、物理的に消滅します。

• 中身まで検索してくれる：
  これがGoogleの真骨頂です。
  ファイル名を忘れても大丈夫。
  検索窓に、見積書の中にある「商品名」や「取引先名」などの単語を入れるだけで、ファイルの中身まで読み取って、一発で引っ張り出してくれます。

私はGoogleドライブにしてから、「あのファイル、どこの階層に入れたっけ？」と悩むことがなくなりました。
整理のためにフォルダ階層は作りますが、使う時は検索窓に単語を打ち込むだけ。30秒で仕事に取り掛かれます。

【ここがポイント！】
実はGoogleドライブは、スキャンしたPDFや画像の文字もある程度読み取ってくれます（OCR機能）。
だからこそ、紙の資料をどんどんデジタル化（スキャン）して放り込んでおくだけで、あとから「一発検索」で見つけ出せるようになるのです。
（※手書き文字は苦手ですが、活字ならかなりの精度でヒットします！）

これこそが、デジタル化をする本当のメリットです。

空いた時間は「探す」ためでなく「創る」ために

• 「探す」
• 「待つ」
• 「中断して思い出す」

この無駄な時間を、「平均23分」のロスごと消し去ることができたら、あなたの会社にはどれだけの「余白」が生まれるでしょうか？

 

その時間は、本来やるべきクリエイティブな仕事や、お客様のために使うべき時間です。
まずは「フォルダの迷宮」から脱出し、最強の武器である「検索」を手に入れてみませんか？

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• 「Googleドライブを入れたいけど、今のサーバーからどう移せばいい？」
• 「ウチの社員でも使えるようになるか不安だ」

 

もしそう迷われたら、一人で悩まずにお気軽にご相談ください。
御社の現状に合わせて、一番混乱の少ない「移行ステップ」や「ルールの作り方」を一緒に考えさせていただきます。

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