「あの人が辞めたら終わり」の不安を、1日10分で安心に変える方法。

仕事は順調に回っているけど…

皆さんは毎日、どんな思いでお過ごしですか？

売上は安定している。
仕事もなんとか回っている。

でも、ふとした瞬間に、こんな不安が頭をよぎることはありませんか？

「もし、あのベテラン社員さんが辞めてしまったら……」
「もし、自分が病気で動けなくなったら……」

私は繊維業界に15年身を置き、今は紙業界の現場へもお伺いしています。
そこで感じるのは、多くの現場が「その人しか知らない知識（暗黙知）」で、なんとか保たれているという危うさです。

「この注文、いつもどう受けてたっけ？」
「この加工の注意点は？」

こうした大事な情報が、誰かの記憶の中にだけあって、他の人には見えない。
その人がいなくなった瞬間に、仕事のやり方がわからなくなる。

この「情報の断絶」こそが、経営者の皆さんが抱える不安の正体ではないでしょうか？

なぜ「FAX」の話になると、話がこじれるのか？

この問題を解決しようとITコンサルなどの専門家に相談すると、決まってこう言われます。

「まだFAXを使っているんですか？ まずはデジタル化しましょう」

しかし、これが現実とのズレを生みます。

繊維や紙の業界では、受発注の大半がいまだにFAXです。
どれだけこちらが「メールにしてほしい」「アプリに入力してほしい」と願っても、相手がやり方を変えてくれるのは至難の業。

ここで多くの経営者さんが、「うちはデジタル化なんて無理だ」と諦めてしまいます。

でも、ちょっと待ってください。

問題なのは「FAXという道具」ではなく、「FAXで届いた情報を、紙のまま放置していること」なんです。

紙のままファイリングするだけでは、その中身（知識）は目に見えない形で眠り続け、結局、それを処理する「誰かの頭の中」にしか残りません。
もちろん検索もできません。昔の資料をひっくり返して見つけるのに半日…なんてこともあるかもしれません。
これでは、いつまで経っても属人化からは抜け出せません。

相手は変えられない。でも「自分たちの処理」は変えられる。

であれば、こう考えてみませんか？

「相手のやり方は変えられない。でも、自分たちの受け取り方は変えられる」

自分たちがコントロールできることに集中するんです。

FAXという「相手の都合」は、そのままでいい。

でも、その紙に書かれた中身を、自分たちの手元でスプレッドシート（もちろんExcelでも可）やwordなどのテキストに「書き写す」。

たったこれだけの作業で、一人の頭に眠っていた「記憶」が、会社全員で共有できる「データ（共通の資産）」に変わります。

紙を眺めて「あの人しかわからない」と頭を抱える時間は、もう終わりにしましょう。

なぜ、今「データ」として残す必要があるのか？

そもそも

• 「何でわざわざうち直さないといけないの？」
• 「わざわざ打ち直すなんて、二度手間で面倒だな」

そう思うかもしれません。

でも、今データを「貯蓄」しておくことには、大きな理由があります。

将来、いざAIを入れようとした時にデータが空っぽだと、そこで立ち止まってしまうことになります。

手元に「過去の蓄積（データ）」がないと、AIやITツールを導入しても効果を発揮しません。
いざという時にゼロからデータを作ろうとしても、膨大な時間と労力がかかり、結局、変革を諦めてしまうことになるからです。

だから、まずは毎日10分でもいいので、届いた情報を「書き写して貯める」習慣を作ること。
それが、誰かが辞めても揺るがない、未来への一番確実な投資になります。

データ蓄積例①：まずは「10分だけ」書き写してみる。

具体的に何をすればいいの？と思われた方へ。
まずはスプレッドシートを開いて、今日届いたFAXや、あなたが当たり前に行っている判断を、たった4項目だけメモしてみてください。

 

• 日付

• カテゴリー（出荷や発注など関するテーマ）

• 相手先

• 「自分だけが知っている」一言メモ（例：このお客さんは午後の方が連絡がつく、など）

これだけで、あなたの頭の中にあった「宝物」が、会社の「資産」に変わり始めます。

※イメージ例①

「たったこれだけでいいの？」と思うかもしれません。
はい、これだけで十分です。
まずは「記録が残っている」という安心感を、自分自身にプレゼントしてあげてください。

データ蓄積例②「あの人に聞かなきゃ」をゼロにする、魔法のQ&A

もう一つ、おすすめの「貯蓄」があります。
それは、現場でよくある質問やトラブルの対応を、そのままメモに残しておくことです。

• カテゴリー

• どんな会社から

• どんな時に

• どんな内容の連絡が来たか？

• それに対して、どう判断して動いたか？

これをQ&A形式で残しておくだけで、あなたの「経験」が、会社の「マニュアル」に変わります。

※イメージ例②

例えば、「A社さんは金曜の午後に無理な注文を言ってくるけれど、実はこの運送会社を使えば解決する」といった、長年やり取りをしたベテランの人しか知らない「解決のコツ」。

これがデータになっていれば、もし担当者が休んでも、誰かが辞めても、会社はパニックになりません。

こうして「判断の根拠」を積み上げていくことが、目的地へ迷わず進むための、最強の「カーナビ」になっていくのです。

これらのデータを具体的にどう活用するのか？
その活用方法は今後のブログでお伝えする予定です。

仕事の進め方を「カーナビ」で整理する3ステップ

今の状況を整理するために、 一度「旅行」に例えて考えてみましょう。

皆さんも初めての旅行先に車を運転して向かうとなったら、 まずはカーナビをセットしますよね？
この考え方を、今日から仕事に取り入れてみてください。

1. 目的（方向性）：どこへ向かうのか？
   例：従業員が17時に笑顔で帰れる工場にする

2. 目標（通過点）：いつまでに何を達成するか？
   例：3ヶ月以内に、請求書を全て電子化してペーパーレス化する。

3. 手段（方法）：どうやってそこへ行くか？
   例：まずは毎日10分、得意先の住所録をスプレッドシートに打つ。

今の皆さんの仕事は、とりあえず車を走らせているけれど、 この「目的」や「目標」が曖昧になっていませんか？

そして、目的地を決めることと同じくらい大切なのが、車を動かすための「ガソリン」です。

ガソリン（データ）を用意しただけでは、何もかも解決するわけではありません。

しかし、いくら最新の高級車（システム）や高性能なカーナビ（AI）を導入しても、ガソリン（データ）が入っていなければ、車は一歩も動きません。

まずは「頭の中」を吐き出すことから

もし、1日に10分の時間も取れないなら。

それは、目の前の作業にリソースを奪われすぎているサインかもしれません。

目的地へ向かうためには、 今抱えている荷物を少し「削る」必要があります。

しかし、一人で「目的」を決めたり、 「何を削るか」を判断するのは難しいものです。

だからこそ、一度、外の人間に 「頭の中」を全部吐き出してみてください。

現状を整理し、頭の中の情報をデータに変えることで、「まず何を目指し、どう進むべきか」 という地図が見えてきます。

• 「どんなデータを用意すればいいのか？」
• 「どう入力したらいいのか？」

そんな不安もあると思います。

 

また

• 「一人で考えるのは限界だ」
• 「自分の会社の目的地を、誰かと一緒に整理したい」

 

そんな時は、まずは無料相談から気軽に私とお話ししてみませんか？
また、弊社では、月額料金での「壁打ち」として、 あなたの横に座り、一緒にカーナビの設定をお手伝いすることもできます。

頭の中の絡まった糸が整理されると、「これならできる！」 と、脳内が賑やかに、ワクワクしてくる。

気合いや誰かの頑張りだけで押し切るのではなく、 目的地までのルートを、一緒に考えてみませんか？